COVID-19危機における復興の実現：英BDP社のSplashtop活用事例
英国建築設計会社BDP社の情報技術および処理の責任者であるAlistair Kell氏が、COVID19がもたらす危機にある中、Splashtopのリモートアクセスソリューションを用いることでどのようにリモートワークを実現したかを説明しています。同社のワークプレイス環境では設計者やデザイナー、エンジニア、アーバニストなど、国も専門性も異なるメンバーが関わっていましたが、リモートワーク化に掛かった時間は48時間でした。
COVID-19が猛威を振るい始めた頃、BDPは従業員の自宅勤務を可能とするための複数の選択肢を検討しました。多くのソフトウェアに携わる従業員が効率的な仕事のためにコンピュータへのアクセスを必要としていましたが、チームの大きさと緊急性のため多くの課題がありました。
- ハードウェアの問題：自宅から接続するのに自分のコンピュータを使うか、それともBDP支給のノートパソコンのみに使用を制限するのか。
- 現在のインフラを盤石に保つこと：会社の基底にあるインフラに不必要な変更を加えないようにしながら全てを盤石に保つにはどうすれば良いか。
- 緊急性とコスト：不要なコストを抑えて、迅速に展開するにはどうすれば良いか。
こうした問題のため、BDPが全体のプロセスを全てリモートに移行するには少なくとも2〜3週間の急な作業が必要になると考えられていました。しかし、BDPのITチームとSplashtopのリモートアクセスソリューションにより、リモート移行に掛かる時間は想定よりずっと短くなりました。
「『スタッフの在宅勤務を可能にする』と通知を出してから48時間以内に全員が望んでいた通りにスムースかつシームレスな形でリモートへの移行が実現しました」
- Alistair Kell氏
48時間で従業員のリモートワーク環境を実現できた理由
COVID-19が最初に世間に広まった時、BDPは上海とシンガポールにあるスタジオを一時的に閉鎖しなければなりませんでした。このときBDPは、リモートアクセスについていくつかの選択肢を検討し、オフィスが閉鎖になる前に先立って準備をしておかなければなりませんでした。
「1,350人の従業員と16もの支社を世界中に持つ中、ノートパソコンのユーザーは650人ほどでこうした人々は、Microsoft DirectAccessを用いてBDPネットワークに接続することで場所を選ばず日々の仕事をすることができる状態でした」とAlistair氏は述べています。
このシステムは、BDPの従業員が用いているほとんどのソフトウェアについては問題ありませんでしたが、建築のプロフェッショナルが協業するためのソフトウェアである「Revit」というソフトウェアとの相性はよくありませんでした。Revitは、複数のユーザーが接続しているとうまく動作しなかったのです。パフォーマンスは低下し、3Dインタラクションにもラグが発生し、待機時間も大きくなっていました。
Revitに加えBDPには、リモートワークで活用するにはそれぞれのユーザーのマシンにインストールが必要な個別のソフトウェアが400以上もありました。「ローカルエリアネットワークから外れると全く動作しないものも多かったため、こうしたソフトウェアを全て利用するマシンにインストールすることは、到底不可能なことでした」とAlistair氏は言います。
＞ Splashtopの活用
リモートデスクトップ「Splashtop Business」により、BDPの従業員は実際のマシンを目の前で操作しているのと変わらない感覚で遠隔の作業マシンにリモートアクセスすることが可能となりました。このため、それぞれのノートパソコンにソフトウェアをインストールする必要がなくなり、リモートワークの環境がより迅速に整いました。
BDPは当初、木曜日の夕方の時点で100のライセンスを購入し、翌月曜日までにすべての拠点で初期テストを行いました。これによりBDPは様々な状況でテストすることができ、設定を適切に終え、管理コンソールをより良く理解することができました。
その後、BDPはより広範囲への展開を開始するため600ものライセンスを購入しました。社内ITチームはSplashtopのストリーマーを全てのマシンにインストールし、それぞれの拠点のスタッフは、Splashtop IDを各自の手元マシンに設定します。それと同時に社内グループは、作業マシンへの設定を行いSplashtop IDを紐付けます。
BDPは、この作業を簡略化するためにわかりやすいガイダンスを作成し、全てのスタッフが詳細な説明を受けられるよう、そしてITヘルプデスクがトレーニングを受けられるように配慮しました。この一連の作業には1週間掛かりましたが、BDPが完全リモート化の必要性を発表してからわずか48時間で会社をリモート化することができました。
最後に
BDPは、Splashtopの提供するリモートアクセスソリューションにより1,350人もの従業員の在宅勤務環境の構築を実現できました。弊社はその他のリモートソリューション製品も検討しましたが、Splashtopが提供する企業レベルの管理と複数ファクタ認証を実現できる素晴らしいソリューションが選ばれることとなりました。
BDPは、現在トロントから英国、中東、インド、中国といった、全てのロケーションにおいて、Splashtop Businessを利用しています。
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英国建築設計会社BDP社について
1961年に設立されたBDPは、建築家たちによる英国で2番目に大きな企業であり、世界中に16の支社を持ち、1,350人もの従業員を有しています。BDPは多くの主要部門において英国の国会議事堂であるウェストミンスター宮殿の復旧といった先進的な業績を有しており、こうした主要部門には、健康、教育、ワークプレイス、小売業、アーバニズム（都市開発）、世界遺産保護、住宅、交通機関、レジャー、公共の安全、エネルギー公共事業などが含まれます。
原文PDF（英語） Achieving Resilience During the COVID19 Crisis: BDP Shares their Splashtop Story