こんにちは。スプラッシュトップ編集部です。
テレワークは働き方改革や新型コロナウイルスの感染防止の目的で広く普及しましたが、業務の効率化やコストの削減など、導入することでさまざまなメリットがあることが分かってきました。
では、人事・労務業務におけるテレワークのメリットには、どのようなものが挙げられるのでしょうか。
今回は、テレワークと人事・労務業務に関連する話題について取り上げ、テレワークを導入するメリットや課題、人事部でテレワークを成功させるポイントについて紹介します。
人事部でもテレワークは実現できる？
人事部でもテレワークは実現可能です。人事部がおもに担当する仕事としては「採用」「教育」「人事考課」が挙げられますが、それぞれテレワークでも十分行えます。
例えば、採用であれば面接が必要ですが、Web会議ツールなどを導入すればテレワークでも対応できるようになります。教育や人事考課でも同じようにWeb会議ツールを用いることで、研修や面談など、多くの仕事をリモート環境で行うことができるでしょう。
ただし、会社でテレワークを導入するとなれば、そのための新しい就業ルールの作成等も人事部の仕事となる可能性があります。加えて、従業員が適切なパスワード管理や修正プログラムの適用を適宜行えるよう、個人のセキュリティに対する教育も必要となるでしょう。
テレワーク実現のために、普段の業務に加えてこれらの対応が増えることにはなりますが、人事部にとってもテレワークを導入するメリットはたくさんあります。次章でくわしく見ていきましょう。
人事部でテレワークを導入するメリット
優秀な人材の離職防止・確保
テレワークを導入すれば、従来の働き方に比べて時間や場所を問わない柔軟な働き方を実現できます。そのため、今まで妊娠・出産・怪我・病気・介護などの理由で離職せざるを得なかった人材も、離職以外の可能性を見出せるようになります。
また、テレワークの導入によってプライベートと仕事の両立がしやすくなるなどの理由で、従業員の満足度が向上し、優秀な人材の離職防止効果も期待できます。
さらに、柔軟な働き方が実現できることに魅力を感じた求職者からの応募が増えるなど、新卒・中途採用においても人材の確保につながるでしょう。
災害時のBCP対策
BCP（事業継続計画）とは、災害などの危機的状況下に置かれた場合でも、重要な業務を継続するための計画のことです。テレワークは、災害時のBCP対策としても有効です。
例えば、地震などの災害で出社が難しい状況でも、テレワークができる環境が整っていれば、自宅から業務を継続できます。
昨今の新型コロナウイルス感染拡大を防止する目的としてテレワークが活用されていることも、BCP対策の一環といえます。
ワーケーション制度など新しい働き方の導入
ワーケーションとは、Work（仕事）とVacation（休暇）を組み合わせた造語です。観光地や帰省先などで休暇を取りながら、テレワークを活用し働くことを意味します。
ワーケーション制度は、普段の仕事と滞在先での休暇を両立する新しい働き方として注目されている制度です。
従来の働き方では得られないワークスタイルが、テレワークを導入することで実現でき、従業員の満足度向上につながるでしょう。
テレワーク導入前に解決すべき人事労務業務の課題
人事部でテレワークを実現するためには、次に挙げるいくつかの課題を解決する必要があります。具体的な課題の内容について見ていきましょう。
人事評価方法
テレワークでは従来の働き方と違い直接働きぶりを確認できないことから、従来どおりの人事評価方法では対応が難しい場合があります。そのため、従来の人事評価方法を一新し、テレワークに適した人事評価基準を再設定する必要があるでしょう。
また、従業員のなかにはテレワークや在宅勤務をすることで「適正な査定が行われるのか」と懸念する人もいます。
人事評価方法の見直しと併せて評価者への教育や研修を行い、テレワーク実施者と従来どおりの働き方でオフィスに出社する従業員間の評価基準にばらつきがないようにしていくべきでしょう。
適切な労務管理
テレワークを実施するうえで、労働時間の管理が難しい点や長時間労働になりやすい点が課題としてよく取り上げられます。
その課題を解決するためには、勤務状況を把握する仕組みや、残業の再定義、深夜労働・休日労働などの管理方法を見直さなければなりません。
また、コミュニケーション不足によっても労務管理に影響が出ることが懸念されるため、コミュニケーションを取りやすい環境の構築も検討する必要があるでしょう。
テレワークのメリットを最大化するうえでも、適切な労務管理のためのルール策定やシステム導入は必要不可欠です。
セキュリティ対策
人事部では人事考課や給与管理などで社員の個人情報も扱うため、セキュリティ対策がしっかりできていないと重大な情報漏洩を招く可能性があります。
テレワークは社外で仕事をするため、テレワーク用の端末に機密情報などのデータを保存した状態で紛失・盗難の被害に遭い、情報漏洩につながるということも十分考えられます。
2段階認証によるなりすまし防止やマルウェア対策、ログの監視など、テレワーク環境のセキュリティを高めることが重要になってくるでしょう。
人事部が安全・快適にテレワークを行うには？
テレワーク環境の構築には“Splashtop”がおすすめ
テレワークを進める際には、VPN（Virtual Private Network／仮想プライベートネットワーク）などのリモートアクセス技術を活用し、遠隔からでも会社のPCへ安全に接続できる環境を構築する必要があります。
ただし、VPNを導入する場合には複雑なセットアップが必要であり、導入コストも割高になります。セキュリティ強化も視野に入れて環境を構築しようとすると、さらに導入にかかる時間や費用負担が大きくなるでしょう。
しかし、リモートデスクトップソリューションの“Splashtop”であれば、簡単な設定、かつ低コストで遠隔からセキュアな通信環境を構築できます。
SplashtopはWindows／Mac OS／Linux／Android／iOSと幅広いOSに対応しており、それらに専用アプリを入れるだけですぐにテレワークを始めることができます。
加えて、利用者数に左右されずに快適な通信速度を実現できるため、VPN利用時にありがちな「つながらない」「動作が重い」といった課題もクリアできます。
労務管理・セキュリティの課題も“Splashtop”なら心配なし
テレワーク時の労務管理面での対策として、“Splashtop Enterprise Cloud（STE Cloud）”のスケジュール機能が有効です。
STE Cloudのスケジュール機能は、ユーザーがリモートアクセスできる時間帯を制限する機能です。例えば、「月曜日～金曜日の9時～18時のみリモートを許可」と設定すれば、社員のサービス残業や無断の休日業務を防止することができます。
また、テレワークにおけるセキュリティ対策にもSplashtopは最適です。
テレワーク用の端末から社内PCに接続して操作するため、社外に機密情報などを持ち出すことなく業務が行えます。そのため、書類や端末の置き忘れ・紛失などによる情報漏洩のリスクを心配する必要がありません。
接続方法もAWS（Amazon Web Services）上のリレー／ゲートウェイサーバー等を経由する仕組みで、SSL／AES256ビット暗号化通信を採用しているため、VPNを必要とせずに安全な通信環境を確立することができます。
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まとめ
制限の多い人事労務・管理業務においてもテレワークの導入は可能であり、WEB会議ツール等を活用することで、オフィスと変わらない業務環境が構築できます。
テレワーク導入の人事面のメリットは、離職防止をはじめ多くの要素が挙げられるでしょう。
一方で労務管理やセキュリティ面での課題もいくつかありますが、リモートデスクトップソリューションのSplashtopを導入することで、解決が可能です。
人事部でテレワーク導入をする際には、Splashtopの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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